Office-Manager:in (w/m/d)

Das Progressive Zentrum

Veröffentlicht: 25.03.2023

Wir suchen dich...

…als engagierte:n Office-Manager:in mit Sinn und Herz für organisierte, strukturierte und digitale Verwaltungsarbeit. Denn: Wir möchten Ideen für den gesellschaftlichen Fortschritt entwickeln und eine klimafreundliche Zukunft mitgestalten. Das geht aber nur, wenn unser operatives, administratives und finanztechnisches Tagesgeschäft reibungslos abläuft. Mit deiner Arbeit schaffst du die Grundlage für erfolgreiche Projekte und setzt dich so mittelbar für den gesellschaftlichen Fortschritt ein.

Über uns

Wir sind ein unabhängiger, gemeinnütziger Think-Tank im politischen Berlin. Im Fokus unserer Arbeit steht der Weg hin zu einer klimafreundlichen Gesellschaft und Wirtschaft: eine gerechte Transformation, die gelingt. Was uns antreibt, ist der Wunsch, die Zukunft progressiver zu gestalten. Dazu stiften wir neue Netzwerke, tragen zum Wissenstransfer bei, entwickeln passende Ideen, bieten einen Ort des Austauschs und teilen unsere Handlungsempfehlungen.

Wir sind überzeugt, dass wir all das viel besser können, wenn wir mit Menschen zusammenarbeiten, die einander schätzen, vertrauen und gut miteinander umgehen.

Dich erwartet ein freundliches und motiviertes Team mit 30 Mitarbeiter:innen, sowie weitere Köpfe aus unseren ehrenamtlichen Gremien. Unsere einladenden Büroräume sind in Moabit nahe dem Berliner Hauptbahnhof gelegen, wir wirken und arbeiten jedoch in ganz Europa und darüber hinaus.

Deine Aufgaben

Als Office-Manager:in bist du für die reibungslosen Abläufe im Bereich Administration und Finanzen mitverantwortlich. Dazu gehören folgende Aufgaben, die du gemeinsam mit dem Office-Team bearbeitest:

Du übernimmst vertrauensvoll die vorbereitende Buchführung und hast dabei ein Zahlenauge auf Rechnungsprüfung und Controlling.
Du erledigst sorgfältig die vorbereitende Personalsachbearbeitung.
Du bist mit unserem Office-Team unsere Ansprechperson für interne und externe Verwaltungsfragen.
Du bist mitverantwortlich für den Office-Alltag: Postein- und -ausgang, die Belegablage, Korrespondenz mit externen Dienstleister:innen, die Beschaffung von Arbeitsmitteln, Pflege der Räumlichkeiten und Durchführung von Bestellungen, etc.
Du erarbeitest mit uns gemeinsam neue digitale und smarte Strukturen, um unseren Alltag zu vereinfachen.

Was dich bei uns erwartet

ein Arbeitsumfeld, in dem wir uns alle - von Praktikant, Projektmanagerin, Grundsatzreferent bis Office-Managerin - für eine klimafreundliche Gesellschaft und Wirtschaft einsetzen
ein engagiertes Office-Team mit abwechslungsreichen und klassischen Verwaltungsaufgaben im Finanz-, Personal- und Officebereich, die du eigenverantwortlich und vertrauensvoll bearbeitest
eine herzliche, offene Teamatmosphäre, in der wir gemeinsam Lösungen finden
Personal- und Persönlichkeitsentwicklung inkl. Schulungen und Fortbildungen
flexible Arbeitszeiten, 28 Tage Urlaub (bei Vollzeit), Möglichkeit des Home Office
eine kooperative Einführung und ausreichend Einarbeitungszeit.

Was wir uns von dir wünschen

Du bringst einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Grundkenntnisse oder ähnliche Erfahrungen. Generell gilt: tatsächliche Fertigkeiten sind uns wichtiger als der formelle Abschluss.
Du bringst Kenntnisse in der vorbereitenden Buchführung mit. Im besten Fall bist du bereits vertraut mit Förderprojekten, Verwendungsnachweisen und Zuwendungsbescheiden oder bringst große Motivation mit, dich in diese Welt neu einzuarbeiten.
Du bringst Kenntnisse in der Personalverwaltung mit (Personalfragen wie Urlaubstagsberechnung, Vertragsgestaltung und weiteren Personalsachthemen) oder bist motiviert, dich in diese einzuarbeiten.
Du hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, kannst Prioritäten setzen und arbeitest strukturiert, proaktiv, pragmatisch und ergebnisorientiert.
Bei vielen parallel laufenden und zeitsensiblen Prozessen behältst du einen guten Überblick.
Dir ist wichtig, Informationen verlässlich an die richtigen Stellen zu leiten und du kommunizierst klar und professionell gegenüber Vorstand, Team sowie externen Partnern und Behörden.
Du hast Freude am Umgang mit Menschen und bist offen und empathisch im Kontakt.
Du kommunizierst souverän auf Deutsch und Englisch.
Du bist mit modernen Office-Tools vertraut (cloudbasierte Dokumente, Online-Aufgabenmanager, Teamchats etc.). Personalsoftware- und/oder DATEV-Kenntnisse sind wünschenswert.
Du hast Interesse an unserer politischen Arbeit und identifizierst dich mit den zentralen Werten des Progressiven Zentrums.

Du bist dir nicht sicher, ob es 100% passt?

Uns ist bewusst, dass die meisten Bewerber:innen einen Fokus auf Personalsachthemen oder Buchhaltung haben. Wir freuen uns auch über deine Bewerbung, wenn nicht alle Punkte gleichermaßen auf dich zutreffen.

Wenn du dir unsicher bist, melde dich direkt bei uns unter bewerbung@progressives-zentrum.org. Dann können wir deine Fragen klären, bevor du dich bewirbst.

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Als progressive Organisation legen wir großen Wert auf Diversität. Uns ist bewusst, dass vielfältige Teams auch eine vielfältigere Wahrnehmung haben und somit bessere Ergebnisse erzielen können. Bei der Besetzung der Stelle bevorzugen wir deswegen bei vergleichbarer Qualifikation Menschen, die bislang im Team unterrepräsentiert sind.

Bitte beziehe Dich bei Deiner Bewerbung auf JOBVERDE.

Das bedeutet Nachhaltigkeit für uns

Wir streben eine zukunftsfähige Gesellschaft an, die allen gleiche und gute Lebenschancen ermöglicht. Im Fokus unserer Arbeit steht der Weg hin zu einer klimafreundlichen Gesellschaft und Wirtschaft. Mensch und Ökologie müssen in Einklang gebracht werden, wenn unsere Gesellschaft die Klimakatastrophe abwenden will. Dies setzt ein Wirtschaftsmodell mit hoher sozialer, ökologischer und wirtschaftlicher Innovationskraft voraus, das die Einhaltung der planetaren Grenzen garantiert. “Immer mehr” für den Einzelnen ist keine zukunftsfähige Maxime. Ziel muss es sein “immer besser” darin zu werden, bestehende soziale und wirtschaftliche Ungleichheiten zu reduzieren und ein gutes Leben für künftige Generationen zu sichern. Gleichzeitig kann eine nachhaltige Transformation unserer Gesellschaft und Wirtschaft nur funktionieren, wenn unsere Demokratie resilient ist und bleibt und gute Repräsentation und ernsthafte Teilhabe gerechte und bessere Lösungen für alle erwirken.