Digitalisierung im Büro aktueller Stand und Potenziale
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Digitalisierung im Büro - aktueller Stand und Potenziale

Was bedeutet Digitalisierung im Büro? Warum ist dieses Thema für Unternehmen wichtig und wo liegen die Potenziale?

Was bedeutet Digitalisierung im Büro? Warum ist dieses Thema für Unternehmen wichtig und wo liegen die Potenziale?

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05.09.2018 (Symbolbilder Pixabay)

Als 1941 der erste Computer von K. Zuse entwickelt wurde, konnten sich die Menschen noch nicht vorstellen, dass knapp 70 Jahre später jeder Haushalt einen bzw. mehrere Geräte besitzen würde. Heute ist ein Leben ohne Computer, Laptop oder das Tablet kaum noch vorstellbar, denn so gut wie alles läuft digital ab. Ob zuhause, im Büro oder unterwegs mindestens das Handy ist immer dabei.

Digitalisierung im Büro bedeutet also eine Arbeitswelt zu schaffen, in der Schränke mit 100 überquellenden Ordnern und Heftern keinen Platz mehr haben. Alle Prozesse die digital gelöst werden können, sollen auch so gelöst werden. Dies bedeutet allerdings nicht, dass es in modernen Büros kein Papier mehr gibt. Die Idee ist den Papierbedarf so weit zu reduzieren wie möglich, um dadurch Ressourcen zu sparen.

Warum ist Digitalisierung wichtig?

Internationalisierung ist das Stichwort der heutigen Zeit. Die Welt ist schnelllebig und jeden Tag kommen neue Produkte und Dienstleistungen auf den Markt, die das Leben ein kleines Stück besser machen sollen. Um hier Schritt zu halten ist es wichtig, möglichst effizient zu arbeiten und schnell handeln zu können. Lange Postwege zu internationalen Partnern sind da nicht hilfreich. Digitale Tools wie E-Mail und Videoanrufe helfen dabei, sich schnell und einfach mit seinen Partnern zu verständigen und Lösungen für potentielle Probleme zu finden. Dies erspart viel Zeit für alle Beteiligten. Neben der Zeitersparnis haben alle Zugang zu wichtigen Informationen. Da die Informationen beispielsweise im Intranet des Unternehmens oder in einer Cloud gespeichert sind, kann man von überall auf der Welt darauf zugreifen. Es spielt also keine Rolle mehr, wo man sich gerade befindet, wie viel Uhr es ist oder wie viele Personen gerade die selbe Information benötigen, denn alle Nutzer können jederzeit gleichzeitig darauf zugreifen.

Die Digitalisierung führt dazu, dass Kosten für Papier, Drucker, Ordner, Stifte und Schränke eingespart werden können. Dieser Kostenvorteil kann noch weiter ausgeschöpft werden, indem man auf die eigenen Büroräume komplett verzichtet und flexibel von unterwegs arbeitet.

Auch unter dem ökologischen Aspekt betrachtet ist ein digitales Büro durchaus sinnvoll gegenüber der herkömmlichen Zettelwirtschaft. Laut einem Artikel in der Zeit verbraucht jeder Deutsche im Durchschnitt 244 Kilo Papier, Pappe oder Karton pro Jahr, was ungefähr sechseinhalb 12 Meter hohen Bäumen entspricht. Dieser Verbrauch lässt sich durch die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen extrem vermindern.

 

Wie digital sind die deutschen Büros und welche Prozesse laufen immer noch analog ab?

Laut einer Betriebs- und Beschäftigtenbefragung zur Digitalisierung am Arbeitsplatz vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales, nutzt ein Großteil der Befragten in Betrieben mit mindestens 50 sozialversicherungspflichtig Beschäftigten digitale Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Bemerkenswert ist dabei, dass mit dem Anstieg des Bildungsgrades auch die Nutzung von IKT ansteigt. Führungskräfte sind deutlich häufiger digital vernetzt, als gering qualifizierte Beschäftigte. Insgesamt haben fast alle Beschäftigte in den letzten Jahren eine digitale Veränderung am Arbeitsplatz gespürt, wobei diese einerseits die Arbeit körperlich erleichtert haben, aber auch für eine Minderung der notwendigen Kompetenzen gesorgt haben. Andererseits mussten sich die Beschäftigten auf die neue Situation einstellen und sich selbst weiterentwickeln. Diese Entwicklung kann für die Beschäftigten zu größerer Entscheidungsfreiheit, neuen Herausforderungen und höherer Produktivität im Arbeitsalltag führen.

Doch viele Prozesse laufen immer noch nicht digital ab. Dies liegt zum einen an den Sicherheitsbedenken der Unternehmen und zum anderen an dem Wunsch der Mitarbeiter am Ende etwas in der Hand zu halten. Vielen ist das Arbeiten am Computer zu umständlich oder sie haben nicht das benötigte Wissen um schnell und effizient damit arbeiten zu können. Schulungen sind oft sehr teuer und werden deshalb nicht angeboten. Behörden schränken die fortschreitende Digitalisierung ebenfalls ein. Die benötigten Dokumente müssen meist in Papierform eingereicht werden und auch die gesetzlichen Regelungen unterscheiden sich hier von Bundesland zu Bundesland, sodass keine einheitlichen downloadbaren Dokumente angefertigt werden können. Papier kann also in deutschen Büros nie ganz verschwinden, es gibt aber viele Einsparpotentiale die von den Unternehmen wahrgenommen werden können.

 

Wo liegt Potenzial um Prozesse im Büro zu digitalisieren?

Zum einen können Unternehmen aufhören ihren Kunden alles per Post zuzusenden und auf den E-Mail-Verkehr umsteigen. Ein gutes Beispiel dafür sind Online-Newsletter oder die Rechnung per Mail zum Download. Zum anderen sorgt die Digitalisierung dafür, dass Unternehmer von jedem Ort auf der Welt arbeiten können, jedoch gleichzeitig an auch an bestimmten Standorten vertreten zu sein. So bieten beispielsweise virtuelle Büros von COLLECTION Business Center bieten genau das – eine Geschäftsadresse in ausgezeichneter Lage, durch die ein Unternehmer lokal vertreten ist, sowie die professionelle Annahme und Weiterleitung von wichtiger Post und Anrufen mithilfe einer örtlichen Telefonnummer. Auf Wunsch können auch flexibel Räumlichkeiten angemietet werden, wenn diese für die konzentrierte Arbeit vor Ort oder ein Meeting mit einem Geschäftspartner benötigt werden.

Durch die Fokussierung des Unternehmers auf sein Kerngeschäft können Innovationen schneller voranschreiten und das Business kann weiterwachsen. So muss man nicht immer vor Ort sein, hat jedoch die Möglichkeit seine Geschäftskunden in attraktiver Atmosphäre zu empfangen.



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