Mehr Produktivität und bessere Life-Work-Balance: Den digitalen Arbeitsplatz optimal einrichten

Digitalen Arbeitsplätzen gehört die Zukunft. Dies hat beispielsweise die Bitkom-Studie "Digital Office Index 2018" eindrucksvoll bewiesen. Ein digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter sei "das wichtigste Handlungsfeld der Digitalisierung" gaben hier 58 Prozent der Befragten an. Satte 90 Prozent wollen die entsprechenden Budgets "massiv aufstocken." Die Frage, die vielen Unternehmen Probleme bereitet, lautet jedoch: Wie soll das Geld sinnvoll ausgegeben werden? Wie wird ein digitaler Arbeitsplatz optimal eingerichtet?

Digitaler Arbeitsplatz: Arbeitnehmer sollen überall arbeiten können

Um die Frage nach der bestmöglichen Ausstattung beantworten zu können, ist es notwendig sich vor Augen zu führen, was ein digitaler Arbeitsplatz eigentlich ist. Es handelt sich um die Software-Lösungen, Tools und Services, durch die Arbeitnehmer von überall arbeiten können. Dies bedeutet notgedrungen, dass die entsprechenden Programme plattformunabhängig bzw. plattformübergreifend laufen müssen. Das heißt, sie müssen für den Computer, das Tablet oder das Smartphone gleichermaßen zur Verfügung stehen. Möglich sollte es zudem sein, die auf einem Gerät begonnene Arbeit auf einem anderen nahtlos fortzusetzen. Beispielsweise die Microsoft Anwendungen von Office 365 sind typische Lösungen für einen digitalen Arbeitsplatz.

Ein digitaler Arbeitsplatz lohnt sich für alle Beteiligten. Auch dies ist wissenschaftlich erwiesen. Mitarbeiter gewinnen 12 Prozent ihrer Arbeitszeit, weil manuelle Prozesse wie beispielsweise der eigenhändige Transfer von Daten entfallen. Dies ist ein Ergebnis der Studie "Digitalisierung der Arbeitswelt" erstellt von VMware sowie Forbes Insight. Mitarbeiter, für die ein digitaler Arbeitsplatz bereitgestellt wurde, bewerten die Attraktivität ihres Arbeitgebers zudem drei Mal höher als sonstige Kräfte.

Digitaler Arbeitsplatz: Office und VoIP-Software als Grundausstattung

Eine universelle Lösung, wie ein digitaler Arbeitsplatz optimal für jeden Mitarbeiter eingerichtet werden kann existiert nicht. Dazu sind die Anforderungen an die einzelnen Arbeitnehmer zu unterschiedlich. Dies können Sie sicher selbst aus Ihrem eigenen Unternehmen bestätigen. Allerdings lässt sich eine Grundausstattung festlegen, ohne die kein digitaler Arbeitsplatz auskommt. Je nach speziellen Anforderungen können weitere Anwendungen in den digitalen Arbeitsplatz integriert werden.

Die wichtigste Grundausstattung ist VoIP-Software. Das Kürzel steht für Voice over IP. Damit werden Lösungen beschrieben, mit denen über das Internet telefoniert werden kann. Mit der Abschaltung der ISDN-Technologie gewinnt Voice over IP und die damit verbundenen Möglichkeiten noch mehr an Bedeutung. Als Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter arbeitet von Zuhause am Laptop und muss sich mit Kollegen abstimmen. Wenn alle Beteiligten die identische Voice over IP Software verwenden, können sie problemlos sofort ein Gruppentelefonat oder eine Videokonferenz durchführen und die Dinge klären. Das persönliche Gespräch ist präziser und schneller als jede andere Art des Austauschs, weshalb VoIP-Software für den digitalen Arbeitsplatz unverzichtbar ist. Dabei muss die Technik für VoIP nicht mehr selbst unterhalten werden. Viele Anbieter wie z.B. pascom bieten VoIP-Software sowohl als Cloud, als auch als klassische On-Premise Lösung an. 

Nicht fehlen darf zudem eine Office-Lösung. Vorhanden sein sollten dabei die folgenden Anwendungen:

• Textverarbeitung mit Kooperationsfeature zum gemeinsamen bearbeiten von Dokumenten
• Mail-Programm
• Kalender & Notizen, die bestimmten Dokumenten zugeordnet werden können

Bestimmte Berufsgruppen benötigen zudem noch ein Präsentationsprogramm wie beispielsweise Powerpoint. Ein Werkzeug wie SharePoint ist ebenfalls unverzichtbar, wenn Sie vorwiegend in Teams arbeiten lassen.

Browser als beste Variante: Digitaler Arbeitsplatz muss Zugriff auf zentralen Datenkern haben

Ein digitaler Arbeitsplatz muss zudem Zugriff auf Ihren zentralen Datenkern haben. Damit ist der Teil Ihres IT-Netzwerks gemeint, wo alle Informationen aus den einzelnen Unternehmensprogrammen zusammenfließen - also beispielsweise ERP oder CRM. Dass Sie einen solchen zentralen Datenkern einrichten müssen, liegt in der Natur der Sache, wenn Sie mit digitalen Arbeitsplätzen arbeiten. Schließlich bedeutet dies, dass Ihre Mitarbeiter von überall Zugriff auf diese Informationen haben müssen. Ein einzelner Anlaufpunkt ist hierfür die einfachste Lösung.

Die entscheidende Frage dreht sich darum, wie Sie diesen Zugang gewähren. Einige Anbieter haben spezielle Tools entwickelt, die allerdings nicht geräteübergreifend funktionieren. Deshalb ist eine Cloud-Lösung die beste Variante, auf die über einen normalen Browser zugegriffen werden kann. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie dabei allerdings eine Zwei-Faktor-Authentifizierung durchführen lassen. Dies bedeutet, dass ein Mitarbeiter beispielsweise eine PIN aufs Handy bekommt, die er online eingeben muss, um auf den Datenkern zugreifen zu können.

Abschließend eine generelle Regel: Arbeitsplatz nicht mit zu vielen Lösungen überfrachten

Wenn ein digitaler Arbeitsplatz erstmals eingerichtet wird, begehen viele Unternehmen einen Fehler: Sie meinen es zu gut. Sie überfrachten ihn mit zu vielen und zu komplizierten Lösungen. Dies geht zu Lasten der Arbeitsqualität. Beispielsweise steigt die Einarbeitungszeit deutlich an. Nach Möglichkeit sollten Sie deshalb Lösungen wählen, die Ihren Mitarbeitern bereits vertraut sind - oder die speziell dafür entwickelt wurden, sich schnell und nahtlos in digitale Arbeitsumgebungen einfügen zu können. So können Sie und Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen eines digitalen Arbeitsplatzes schnell profitieren.